一、纸质档案

（一）归档文件材料要符合有关要求和标准。原件归档，具有凭证作用的文件材料必须加盖印章。归档文件材料要齐全完整，但不能擅自扩大收集范围。

（二）立卷人必须遵循文件材料的形成规律，系统整理组卷保持彼此之间的有机联系，便于保管和利用。

（三）卷内文件材料必须准确反映学校教学、科研和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写的材料要达到长期保存要求。

（四）档案材料按问题、时间或重要程度排列，注意密不可分的材料排列顺序：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。

（五）专题性、成套性档案（含教学、科研、产品与科技开发、基建、设备、出版档案）按阶段、结构、部件等分别组卷。具体请参阅各类工作规范。

（六）在充分照顾前述原则和不影响文件的有机联系的情况下， 同一内容的卷内文件可按永久、定期先后排列。

1、确定文件材料的保存价值，要根据学校工作需要和为国家积累历史文化财富的需要，准确进行判断。

凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对学校、国家建设、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管；凡反映学校一般工作活动，在一定时期内对学校和社会有查考利用价值的，列明具体期限。

2、对上级发来的文电，除少数直接针对本校并要执行的重要文件，应永久保管外，其余皆为定期。

（七）卷内文件要求文字材料在前，图样在后。图样按目录或图号排列，配套的特殊载体的文字材料按有关规定整理。

（八）立卷视文件材料数量的多寡进行。当同一问题的文件较多时，可采用硬卷皮成卷或单份装订，一般不超过150页；当问题单一，文件较少，又不便一起归类时，可立薄卷。

（九）卷内文件材料按顺序排好后，装订的案卷无论单面或双面，只要是书写的文件材料，均应依次在非装订线一侧右上角、单面用铅笔编页号，每一卷的页号都是由数字“1”开始编起；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料右上方加盖有单位名称、档号、件号的戳记，并逐项填写。

（十）每个案卷必须按规定格式打印卷内文件目录，对文件材料原有题名不要随意更改和简化，若原有题名无实质内容或无题名要重新拟定，并在前后加中括号[ ]。没有责任者、年、月、日的文件，要考证清楚，及时补上。会议记录应概括出主要内容。

（十一）卷内文件材料情况说明，应填在备考表内。若无说明，应保留空白。同时备考表右下角必须将立卷人、审核人、立卷时间写上。审核人应为立卷单位负责人。

（十二）案卷题名应简明确切，体式一致。一般包括主要责任者、内容、名称（文种）等。部分案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称。一般写在卷面，不超过50字。

（十三）立卷时必须去掉卷内文件上的金属物，托裱破损文件，字迹稍模糊的应复制与原件放在一起。装订用三孔一线方式。不装订的案卷，应按标准存放。

（十四）除有特殊要求的外，档案的案卷格式和各种表格、卡片的内容、规格、用纸应统一。某些特殊规格以国家制定的有关标准为准。

（十五）移交档案时，必须经单位负责人审核并按要求注明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间等，经业务指导部验收合格，双方当事人在移交清单上签名盖章。

二、电子档案

（一）按照规定和要求，学校实行纸质档案与电子档案同步归档。电子档案要保证其真实性、完整性和有效性，确保电子档案的内容、结构、背景信息和元数据无缺损，与纸质档案一致，同时确保信息的可识别性，存储系统的可靠性，载体的完好性和兼容性。

（二）纸质档案的数字化， 要采用不小于300dpi的分辨率将纸质档案材料以彩色模式扫描成jpg格式图片，再将图片转换为pdf格式。

（三）数码照片和视频的录入，必须上传原始数码文件，同时附带不超过200字的内容说明，并注明作者、时间、地点和题名。数码照片还要依次注明照片中的人物姓名、单位、职务。声像材料录入时还应标明与纸质载体、不同声像载体之间的参见号。

（四）数码照片、音频、视频、科技图纸以及传统载体（纸质等）档案数字化（pdf格式）后的电子档案，上传档案管理系统的同时，还应备份三套只读光盘（光盘表面和内部要做好目录）入馆。

三、实物档案

（一）归档范围

1、证书类：本校在重大政治、经济、科学文化、科研、教学、外事、体育等活动中获得的厅局级以上（含厅局级）颁发的奖状、荣誉证书等。

2、牌匾类：学校发展中有纪念意义的物品。建校以来使用过的校牌、匾额及获得的各类奖牌、奖章、奖杯等。

3、锦旗类：学校或各单位获得的锦旗，包括学校大型活动使用过的条幅。

4、印章类：机构变更或撤消的各类停用印章。

5、书画类：各级领导及知名人士给学校的题词、书画。

6、纪念品类：本校与国内、外校际交往中收受的纪念品。

7、其他：经鉴定有收藏保存价值、能反映学校发展历程的实物等。

（二）归档要求

1、证书类、牌匾类、锦旗类档案归档时应写明获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁奖单位。

2、印章类档案归档时应附印模一式两份。

3、书画类、 纪念品类档案归档时应附清单说明书画内容以及时间、地点、事由、赠送人、接收人等。

4、其它有收藏保存价值、能反映学校发展历程的实物等，经档案馆认定后归档。

5、移交归档时，移交单位要打印移交目录一式两份，交接双方各存一份备查。

四、移交归档时间与立卷归档分工

（一）移交时间

1、党政部门和能按年度移交档案的部门在次年六月底以前移交。

2、教学部门和能按教学年度移交档案的部门在次年寒假前移交。

3、科研类档案在项目完成后两个月内移交。

4、基建工程、物资采购等档案在项目完成后三个月内移交。

5、重大活动档案由主办单位在活动结束后两个月内移交。

6、独立的声像档案随时移交。

7、实物档案原则上即时移交，最迟在获得实物后两个月内移交归档。

8、档案馆随时接收上级规定应即时接收的档案。

（二）立卷归档分工

1、学校实行档案材料形成单位、项目组立卷的归档制度，各归口部门、单位必须明确分工，协同配合。

2、全校性、综合性档案材料由党委办公室、校长办公室负责立卷归档。其它职能部门分别负责相应门类档案材料的立卷归档，业务单位和课题组对自身形成的档案材料依规报送。

3、档案材料涉及多个部门的大类，由一个主要职能部门牵头立卷归档，其它部门向牵头部门归集。

4、不便归口的实物档案可由形成单位、项目组或个人直接向档案馆移交。

5、各部门（单位）主要负责人，要把档案工作纳入自己的职责范围，支持、督促档案人员做好立卷归档工作。