为加强学校档案资源建设，防止有价值的散存档案资料损毁、流失，有效地保护学校历史记录，规范档案资料征集（捐赠）行为，维护被征集（捐赠）档案资料所有者及学校的合法权益，制定本办法。

一、本《办法》所称的征集，是指依照法律、法规和本《办法》规定，将散存在校内外有关单位或个人手中、对学校具有保存价值的档案资料收集到学校档案馆的行为。本《办法》所称的捐赠是指校内外有关单位或个人自愿将对学校具有保存价值的档案资料捐献赠送给学校档案馆的行为。

二、学校有关单位或个人都有保护档案的义务，对征集（捐赠）工作应当予以支持配合。学校鼓励有关单位或个人自愿向学校捐赠档案资料。

三、档案资料征集（捐赠）的范围：

1、反映学校历史发展的文件、手稿、信札、标语、票证、回忆录、文物等。

2、记录体现学校历史发展的重大活动、重要事件、重要成就及重要人物的照片、录音、录像、书籍、画册、纪念物等；

3、反映学校历史文化情况的学校建设、重大活动、重要事件、重点工程项目形成的文件、布告、图纸、照片、影像、报纸、宣传册、旗帜、牌匾、证章等。

4、校友在校期间出席校内外重大活动的讲话稿、照片、录音、录像；重要著述、译著、论文、译文及手稿；重大成果鉴定证书；省部级以上奖励证书、奖章和纪念品；重要社会兼职聘书等。

5、在学校工作、学习、生活过或到访过学校的省部级以上领导、社会知名人士在本校活动期间形成的讲话稿、题词、自传、日记、照片、录音（像）、信札、著述、译文、教案、笔记、史稿、画卷、碑文、个人收藏及使用过的实物等。

6、著名校友的学历学位证明材料、高水平著述、作品、高层次成就材料。

7、省部级以上领导和社会知名人士给学校的题字、题词；与学校有关、具有较高收藏价值的艺术作品。

8、其它对学校具有永久保存价值的档案资料和实物。

四、拟征集（捐赠）的档案资料持有人必须有合法支配权。学校成立档案资料鉴定小组，对拟征集（捐赠）的档案资料进行鉴定，并提出科学管理与保护的意见，以确保其真实、完整、具有保管利用价值。

五、征集（捐赠）工作必须依法依规开展。征集范围内的档案资料，本应属于学校所有的，持有人必须按照有关规定向档案馆无偿移交。对于特别珍贵的档案资料孤本，持有人不愿意捐赠、出售、寄存的，可采取对原件仿真复制的方式进行征集。对学校和社会具有重要保存价值，非国家所有的档案资料，鼓励持有人主动捐赠。

六、在征集（捐赠）档案资料过程中，应当有二人以上工作人员共同进行，并主动出示身份证明文书，供档案资料持有人核实。拟征购的档案资料，必须经合法机构鉴定、评估后，依据评估结果确定征购价格。

七、在办理交接手续时，交接双方应当签订协议，明确征集（捐赠）档案资料的种类、质量、数量、用途、交接时间和方式、妥善保管措施等相关内容，明确档案资料的所有权、处置权和双方义务。寄存或代管的档案资料还应明确寄存或代管期限，以及期满后档案资料的处置方式。除去特殊情况，被征集（捐赠）档案资料持有人要求保留档案资料复制件作纪念的，档案馆一般应无偿提供复制服务。

八、征集（捐赠）进馆的档案资料应按照档案资料整理归档办法，科学分类、规范整理，单独登记、拍照、造册，集中统一管理，专人专库或专柜保管。特殊材质的档案资料要做好必要的技术处理并配备合理的保护装具。

九、征集（捐赠）进馆的档案资料利用

（一）、利用征集（捐赠）进馆的档案资料必须严格履行借阅登记手续。使用原件还必须经过审批。

（二）、珍贵的档案资料一律不提供原件，只提供复制件或照片使用。

（三）、捐赠人对捐赠进馆的档案资料享有优先利用权，可以无偿使用。捐赠人还可对其捐赠进馆的档案资料提出限制使用的意见，档案馆必须维护其合法权益。

（四）、被征集进馆的档案资料其权限和利用依据合同约定执行。

（五）、对于寄存的档案资料，档案馆在根据寄存协议提供优质安全保管服务的同时，严格保护寄存者的隐私权，除国家法律法规另有规定外，一般只提供寄存者自身利用，其它组织或个人利用时，须征得寄存者同意。

十、征集（捐赠）的档案资料及其增值属于学校的公共财产。档案馆定期向学校报告征集（捐赠）的档案资料使用、管理情况，接受监督。除被征集（捐赠）的档案资料持有人有特殊要求，档案馆定期公布征集（捐赠）档案资料的目录和征集（捐赠）档案资料持有人名单。

十一、对在征集（捐赠）档案资料工作中有突出贡献的单位和个人，学校予以奖励和表彰。